АВТОМАТИЗАЦИЯ АУДИТА и СОПУТСТВУЮЩИХ АУДИТУ УСЛУГ, CRM СИСТЕМЫ Консультационная, информационная и
методологическая поддержка аудиторов и аудиторских компаний.
В этом году у российской фирмы ООО «Пачоли. Аудиторская компания» юбилей – 10 лет работы на рынке. На протяжении всех этих лет компания росла и развивалась вместе с самим российским аудиторским рынком.
Ещё в середине 1990-х годов, когда аудит в России только зарождался, занимавшиеся им фирмы работали на основании «Временных правил аудиторской деятельности», руководители, бухгалтеры и даже сами аудиторы путали понятия «аудит» и «ревизия», а вопросы стандартизации аудита не были включены в образовательные институтские программы, компания «Пачоли» начала работу в соответствии с международными стандартами аудита. Это произошло одновременно с вступлением в международную ассоциацию «Nexia». Именно тогда специалисты компании разработали систему внутрифирменных стандартов, охватывавшую вопросы как согласования условий планирования и проведения аудита, так и формирования письменной информации и аудиторского заключения.
Одной из своих сильных сторон компания считает разработку подробной методики порядка проведения аудиторской проверки и заполнения рабочих документов аудитора. Важность такого подхода объясняется рядом преимуществ, которые он предоставляет клиенту.
Во-первых, наличие системы внутрифирменной стандартизации позволяет чётко подходить к проведению аудиторской проверки, понимать самим исполнителям и разъяснять клиенту, что является целью аудита, кто будет пользователем аудиторского заключения.
Во-вторых, благодаря установленному порядку можно с максимальной эффективностью использовать время аудитора и время сотрудников клиента, сконцентрироваться на действительно важных и существенных вопросах.
Однако установленный порядок проведения проверки и оформления её результатов требует значительных временных затрат на заполнение рабочих бумаг. Ведь один полученный аудитором результат затем многократно используется для расчёта искажений, формулирования выводов, описания ошибок и т. д. Чтобы сократить рутинную работу, перераспределить трудовые ресурсы и повысить качество услуг, в «Пачоли» решили автоматизировать работу аудитора.
Вначале сотрудники компании пытались самостоятельно автоматизировать отдельные участки аудита, однако со временем поняли, насколько это непростой проект для самостоятельной реализации. В 2003 году во многих аудиторских компаниях встал вопрос о необходимости автоматизации их деятельности. Существовавшее программное обеспечение не в полной мере удовлетворяло их требованиям, в связи с чем они регулярно пробовали создавать и использовать собственные системы.
Именно в это время группа российских разработчиков приступила к созданию новой системы автоматизации аудиторской деятельности AuditNET. Компания-разработчик проанализировала российский и западный опыт в этой области, определила потребности отечественных аудиторских фирм, провела отбор компаний на роль консультантов по методологии аудита. В итоге одним из консультантов была выбрана компания «Пачоли». Так началась её совместная работа с AuditNET.
На первом этапе сотрудники компании принимали участие в процессе разработки требований к системе AuditNET. Для эффективного управления ходом работ в «Пачоли» был открыт специальный проект, сформирована рабочая группа проекта, состоявшая из специалистов департамента инновационных проектов, департамента общего и инвестиционного аудита, департамента банковского и страхового аудита, а также отдела информационных технологий.
В основу требований к системе был положен практический опыт аудиторов компании, выработанные ими методики, обобщён опыт мировой практики в этой области.
AuditNET создавалась как комплексная и универсальная автоматизированная система управления аудиторской компанией с открытой архитектурой, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы на всех этапах их осуществления. Почти два года напряжённой работы завершились выпуском первой версии.
Система AuditNET предполагает комплексную автоматизацию аудиторской деятельности и применяется для решения ряда задач. Это, в частности, стандартизация методологии и документирования аудита, хранение архива рабочих документов, ведение постоянных файлов клиентов и управление договорными взаимоотношениями, управление структурой компании, ведение карточек сотрудников, учёт рабочего времени, анализ, планирование и управление оперативной деятельностью, планирование и контроль проведения проверок, контроль качества работы, подготовка, планирование и проведение аудита.
Новая система может применяться не только для автоматизации процесса планирования и проведения аудиторских проверок и консалтинговых проектов, но и для стандартизации методологии аудита, управления оперативной деятельностью компании и договорными взаимоотношениями с клиентами. Внедрение программного комплекса позволяет организовать работу сотрудников на местах и в удалённом режиме, рационально планировать ресурсы компании, оптимизировать процесс принятия управленческих решений и разграничить права доступа к хранящимся в системе данным.
Предусмотренная в системе AuditNET автоматизация множества рутинных функций, выполняемых аудиторами на проверках, существенно снижает трудоёмкость, а следовательно, и сроки проведения аудита.
Необходимо отметить возможность автоматизации работы выездных групп аудиторов в удалённом режиме с последующей синхронизацией данных. Выездная проверка осуществляется с использованием специальных файлов, каждый из которых в рамках проекта (проверки) создаётся для каждого сотрудника из команды данного проекта. Файлы хранятся на локальном компьютере пользователя. Работая с таким файлом на выездной проверке, аудитор может производить с ним ряд операций. Например, вносить данные результатов проверки по участкам аудита (описывать найденные отклонения, рассчитывать существенность и риски, высказывать мнение аудитора и т. п.); создавать по доступным шаблонам рабочие документы аудитора и опросники; создавать регистрационные карточки и гиперссылки; просматривать, редактировать, создавать и заполнять формы отчётности клиента; работать с графиком аудиторской проверки, добавляя в него новые задачи.
Кстати о шаблонах. Их широкое применение позволяет легко составлять программу проверки. На этапе планирования аудита руководитель проверки, пользуясь шаблонами программ, которые могут охватывать как целую проверку, так и отдельные её части, может сформировать программу аудита из имеющихся фрагментов, как из кубиков конструктора.
Рабочие документы аудитора также можно создавать на основе шаблонов. Методолог может указать, в каких папках аудиторского файла или в каких пунктах плана и программы аудитор должен создавать те или иные рабочие документы по шаблонам. Аудитору остаётся только дать системе указание создать экземпляр рабочего документа. Также аудитор может видеть на экране подробную инструкцию выполнения того или иного пункта.
После возвращения группы с выездной проверки её результаты вносятся в базу данных системы, а затем синхронизируются с информацией о проверке, хранящейся на сервере.
Различные версии системы предназначены для небольших (до 15 пользователей), средних и крупных аудиторских и аудиторско-консалтинговых компаний и охватывают как внешний, так и внутренний аудит. Предусмотрена возможность импорта необходимых данных из учётных систем клиентов.
«Безусловно, не вся функциональность, которая планировалась, вошла в первую версию, но важно другое: создан реальный продукт, который постоянно совершенствуется, разработана система, в возможность и необходимость создания которой некоторое время назад не все верили», - отмечает начальник отдела инновационных проектов компании «Пачоли» Валерий Коновалов.
Сейчас перед «Пачоли» стоит не менее интересная и трудная задача - внедрение автоматизированной системы AuditNET в свою практическую работу. На новом, втором, этапе сотрудничества специалистами обеих компаний проводится работа по наладке системы в соответствии с существующей в «Пачоли» структурой процесса проведения аудита, работа по вводу форм и шаблонов рабочих документов, устанавливается их взаимосвязь и т. д.
Руководитель отдела методологии и контроля качества компании «Пачоли» Анна Кунегина так прокомментировала ситуацию: «Важным аспектом при выборе системы автоматизации для нас явился не только имеющийся опыт сотрудничества с AuditNET, но и, в первую очередь, предоставляемая этой системой возможность использовать наши наработки в этой области, т. е. не отказываться от привычных форм и методик».
«Наградой за наши усилия будет принципиальное изменение технологии и эффективности аудита нашей компании», - заявляет Валерий Коновалов.
Руководство компании «Пачоли» верит, что и этот этап её развития будет пройден успешно и позволит компании закрепить свои позиции на рынке аудиторских услуг, а также повысить качество услуг и расширить сферу своей деятельности.
